Asrofi – Blogger Semarang

Blogger Kendal Blogger Semarang Jawa Tengah

Cara Backup Google Sheet Secara Otomatis

Hello halo hola…

Kembali menulis nih, kali ini soal yang super penting dalam produktivitas kerja kita harian, khususnya para pengguna Google Spreadsheet seperti saya.

Sebelum ke inti permasalahan saya ceritakan dulu, apa itu Google Sheet. Google Sheet itu semacam Microsoft Office, alat kerja yang berhubungan dengan data, semacam tabel dan lain-lain yang isinya biasanya “data penting”, nah kelebihan Google Sheet dibanding dengan Microsoft Excel yang biasa kita pakai sebelumnya adalah:

  1. Bisa kolaborasi; satu file dapat diakses secara bersama, misalnya Ahmad hanya dapat mengedit kolom A, dan Banu hanya dapat mengedit kolom B, kira-kira begitu.
  2. Bisa koneksi dengan email sebagai notifikasi; misal kolom A berubah maka Si Banu bisa dapat email
  3. Bisa ada penugasan, misalnya Si Ahmad minta si Banu ngerjain baris ke-10, semacam tagging begitu. nanti kalau Banu sudah kerjakan dia bisa klik “finish” dan si AHmad dapat email notifikasi bahwa Banu sudah selesaikan tugasnya. ini keren dan penting.
  4. terdapat script untuk memberi fungsi lainnya, misalnya otomatisasi kirim email jika sel tertentu angkanya kurang dari 1. tentu ini dikerjakan para code developer, dan orang seperti kita-kita tinggal contek aja. ini yang akan saya ceritakan di pembahasan kali ini.

Selain kelebihan yang saya sebutkan di atas tentu banyak kelemahan dari Google Sheet ya, tetapi di sini kita tidak perlu membahas kelemahannya ya….

Okay, topik kita kali ini adalah Cara Backup File Google Sheet secara otomatis, contoh kasus manfaat sbb:

  1. ada satu file yang tiap harinya sering dirubah, dan dirubah secara bareng-bareng oleh orang yang berbeda-beda
  2. tentu ada sebuah kemungkinan suatu saat terjadi kesalahan, misalnya salah angka, salah hapus dan lain sebagainya
  3. untuk itu dibutuhkan sebuah cara untuk “backup”, tentu ini tidak harus, karena di Google Sheet itu sendiri sudah ada bawaan-nya yang namanya REVISI, tetapi tentu akan lebih baik jika kita punya file backup yang terpisah.
  4. jadi, kita di sini kita akan belajar bagaimana cara kita membuat file duplikat per hari, per minggu, atau setiap kali diedit.
  5. misal nama file “pekerjaan harian”, maka kita akan membuat backup berupa; (a)”pekerjaan harian – backup 2019-01-01″, (b)”pekerjaan harian – backup 2019-01-02″ dan seterusnya
  6. sehingga ketika suatu saat kita perlu review file nya kita ada data, ada file duplikat.
  7. OPSIONAL: lebih keren lagi kalau setiap user punya backupan sendiri, tentu semua harus membuat script masing-masing di akun Google Sheetnya. Jadi dalam 1 file Google Sheet bisa dibuatkan beberapa script yang sama, hanya beda di folder tujuan backupnya, yang buat si user masing-masing juga.

Menarik kan? Penting kan? 

Tentu!

CARANYA:

  1. pastikan anda tahu filenya ada di folder mana, misalnya namanya “Folder 2019”
  2. misalnya nama filenya “pekerjaan harian 2019.gsheet”, dan file itu ada di dalam folder “Folder 2019”
  3. untuk kepentingan backup, silakan buatkan folder baru misalnya namanya “Backup”, lokasi folder dalam 1 lokasi dengan file, yaitu ada di dalam folder “Folder 2019”. Berarti susunan foldernya adalah “Drive Saya>Folder 2019>Backup”
  4. sekarang kita buka folder backup itu, dan kita copy folder addressnya, misalnya URLnya seperti ini: “https://drive.google.com/drive/folders/xxxxxxyyyyyzzzz” maka kita perlu copy “xxxxxxyyyyyzzzz” ini, nanti akan dipakai dalam edit script.
  5. buka file sheet kita itu, misalnya di kasus ini kita contohkan nama filenya “pekerjaan harian 2019.gsheet”, pada pilihan menu (di bagian atas) ada “Alat” -> “Editor Skrip”, klik editor skrip. Kita buat skrip di sini, file skrip saya berikan di bawah.
  6. setelah selesai menulis skrip kita perlu simpan nama skripnya, misalnya “skrip backup pekerjaan harian 2019”
  7. info: sistem kerja skrip ini namanya “makeCopy”
  8. setelah skrip selesai dibuat dan disimpan, saatnya kita atur “PEMICU” atau “TRIGER” nya, secara umum ada 2 macam pemicu skrip yaitu (a)berdasarkan waktu (penjadwalan / scheduling) misalnya setiap jam atau setiap hari, dan (b)berdasarkan perubahan yang ada pada file tersebut, misalnya setiap diedit maka skrip berjalan. Saya secara pribadi memilih yang berdasarkan perubahan, sehingga file backup tidak terllau banyak, akan ada file backup hanya ketika file berubah,
  9. Cara Membuat Triger berdasarkan Perubahan sbb:
  • dalam file skrip tersebut klik menu gambar jam, berada di sebelah logo simpan
  • nanti kita akan dibawa ke halaman pemicu dari file skrip ini
  • klik “tambahkan pemicu” , tombol ada kanan di bawah nanti akan muncul pop up konfigurasi pemicu
  • edit: “sumber acara” -> “dari spreadsheet”
  • edit: “pilih jenis acara” -> “saat diubah”
  • klik simpan

Cara-Backup-Google-Sheet-Secara-Otomatis

Selesai, maka setelah kita simpan trigger tersebut secara otomatis skrip akan berjalan setiap kita edit file pekerjaan harian 2019.gsheet tersebut, sebagai hasil nanti dalam folder backup akan ada banyak sekali file baru yang terbuat secara otomatis, nama file akan diikuti dengan nama waktu di belakangnya.

Ingat, file skripnya anda belum punya, ini filenya:

// Abhijeet Chopra
// 26 February 2016
// Google Apps Script to make copies of Google Sheet in specified destination folder

function makeCopy() {

// generates the timestamp and stores in variable formattedDate as year-month-date hour-minute-second
var formattedDate = Utilities.formatDate(new Date(), "GMT", "yyyy-MM-dd' 'HH:mm:ss");

// gets the name of the original file and appends the word "copy" followed by the timestamp stored in formattedDate
var name = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getName() + " Copy " + formattedDate;

// gets the destination folder by their ID. REPLACE xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx with your folder's ID that you can get by opening the folder in Google Drive and checking the URL in the browser's address bar
var destination = DriveApp.getFolderById("xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx");

// gets the current Google Sheet file
var file = DriveApp.getFileById(SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId())

// makes copy of "file" with "name" at the "destination"
file.makeCopy(name, destination);
}


Catatan: Kita harus rubah  DriveApp.getFolderById(“xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”) ini,  yaitu sesuai URL folder backup, seperti saya jelaskan di nomor 4 di atas ya, contohnya “xxxxxxyyyyyzzzz”, sehingga menjadi  DriveApp.getFolderById(“xxxxxxyyyyyzzzz“).

Semoga bermanfaat!

Terimakasih untuk “https://gist.github.com/abhijeetchopra/99a11fb6016a70287112“.

Bookmark and Share

Investor vs. Rentenir

Artikel ini Copy Paste dari Email Jaya Setiabudi, Dicopas di sini karena artikel ini sangat penting!

 

“Mindset Investor”

Kebanyakan investor masih ber-mindset kapitalisme, bahwa tujuan investasi adalah semata untuk mendapatkan keuntungan, tanpa kerugian. Mereka tak peduli apakah pihak pengelola untung atau rugi, yang penting investor harus untung.

Bisa jadi hal ini dipicu juga oleh institusi seperti perbankan konvensional yang menerapkan sistem bunga (fix rate), seperti tabungan dan deposito.

Nah, mindset menabung itulah yang juga dijadikan acuan kebanyakan investor untuk menghitung tingkat pengembalian dari suatu investasi.

Misalnya, Anda adalah calon investor dan ditawari kerjasama investasi dalam sebuah proyek perikanan senilai 100 juta. Apa yang Anda akan tanyakan terlebih dahulu? Pejamkan mata, dan jawab dalam hati. Teriak juga boleh.

Biasanya, pertanyaan yang akan timbul adalah seperti ini:
Berapa persen keuntungannya?
Kapan balik modalnya?
Berapa duit bagi hasil untukku perbulan?
Apa resikonya?

Salahkah? Gak ada yang salah atau benar, namun pertanyaan-pertanyaan seperti itulah yang akan menimbulkan janji ‘muluk‘ para pengelola. Bukankah jawaban seperti ini yang Anda inginkan:
Bisa ‘sampai’ 30% perbulan.
3 bulan udah balik modal.
Invest 100 juta, bisa dapat 30 juta perbulan.
Sama sekali gak ada resiko, karena diasuransikan. (iya, ke Mbahmu..!)

Dan jika angka return atau prosentasi bagi hasil perbulan kecil, maka investor akan membandingkan dengan bunga deposito, “Kecil banget, mending aku depositokan, bisa dapat 7% pertahun”. Salah gak? Gak ada yang salah, bahkan sangat dibenarkan oleh faham kapitalis. Seperti pelajaran sekolah kita: Mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya, dengan modal sekecil-kecilnya.

“Lho, kalau bisnis, ya hitungannya harus bisnis, jangan ngomong agama dulu”. Terakhir yang ngomong seperti ini, jenggotnya lebih panjang dari saya dan pake peci putih, hehehe.

Jarang yang bertanya seperti ini:
Anda sudah menjalankan bisnis ini berapa lama?
Selain bisnis ini, apa saja yang Anda jalankan?
Bisa ceritakan perjalanan bisnis Anda?
Kenapa Anda memilih bisnis ini?
Apa Impian Anda untuk bisnis ini?
Berapa karyawan Anda?
Berapa banyak UKM yang akan terlibat?
Siapa saja tim Anda? Siapa orang-orang ahli di belakang Anda?
Bisa minta laporan keuangan atau proyeksi laba/rugi (bukan laba tok)?
Seberapa besar pasar dan kompetisinya?
Akan bertahan berapa lama bisnis ini?
Apa diferensiasi dibandingkan produk serupa?
Kenapa mereka memilih produk Anda?
Jika saya kucurkan pendanaan, akan Anda gunakan untuk apa?
Jika saya hanya mengucurkan pendanaan setengahnya, akan Anda alokasikan untuk apa?
Jika tak ada yang invest ke Anda, apa yang akan Anda lakukan atau sudah lakukan untuk bertahan?
Apa saja kemungkinan yang membuat bisnis ini rugi?

Kenapa hal-hal seperti itu perlu ditanyakan? Karena pada dasarnya, lebih penting mengenal “The man behind the gun”, dibanding bisnis itu sendiri.

Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut yang dilengkapi dengan data, akan dapat dinilai, seberapa serius dia dengan bisnis itu.

Kegagalan dalam investasi, kebanyakan disebabkan:
– Ketidak jujuran pengelola.
– Tidak fokus.
– Kurang ilmu atau pengalaman, hingga salah perhitungan atau strategi.
– Bisnis yang sudah sunset.
– Kurang kontrol dan atau kecolongan keuangan.
– Musibah atau force major.

Jika masalahnya adalah musibah atau kurang ilmu, maka saya akan tetap mempercayainya. Itulah resiko sebagai investor, apalagi jika invest ke bisnis yang masih ‘benih’. Saya pernah memodali bisnis kepada seseorang dan gagal, namun tetap saya modali lagi dan lagi, karena saya tahu attitude-nya baik. Justru sangat rugi jika saya berhenti, sedangkan saya sudah berinvestasi terhadap ‘pendidikan’ dia.

Kembali ke hitung-hitungan ala kapitalis.

Apa bedanya Anda yang mengaku investor dengan rentenir, jika tak mau tahu dan tak mau ikut menanggung kerugian, maunya hanya untung saja?

Apa bedanya riba dengan istilah ‘bagi hasil’ jika bagi hasilnya sekian persen perbulan?

“Boleh rugi duit, asal masih untung pahala. Daripada hilang keduanya, apalagi terputusnya persahabatan dan ilmu.”

Salam,

Jaya Setiabudi

(Founder Young Entrepreneur Academy dan yukbisnis.com)

investor-vs-rentenir

Bookmark and Share